Le circuit d'un devis qui arrive trop tard

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Le circuit d'une demande de cotation

Entre la réception et la réponse ferme

Ex. 9h14

Demande de cotation reçue — email ou téléphone

Un chargeur a un besoin, maintenant. Il a souvent envoyé la même demande à plusieurs transporteurs en même temps.

Traitement manuel, infos manquantes

Origine, destination, date, volume : il manque presque toujours une donnée pour coter. La demande attend qu'on ait le temps de s'en occuper.

Délai

Allers-retours pour compléter le dossier

Un mail pour demander le volume, un rappel pour la date. Chaque aller-retour ajoute des heures — pendant lesquelles rien ne se passe.

Fuite partielle

Le concurrent a répondu avant

Pendant que le dossier se complète, un autre transporteur a envoyé un prix ferme. C'est lui qui cadre la discussion.

Point de fuite

Affaire perdue

Le devis part enfin — mais le chargeur a déjà donné son accord ailleurs. Le travail de cotation a été fait pour rien.

Point de fuite

Le mécanisme

Refermer le circuit : un front-office, quatre étages

Ce qui referme ces fuites, ce n'est pas plus de monde au bureau : c'est un front-office où chaque demande suit le même chemin, quel que soit le canal.

Capture quel que soit le canal

Email, téléphone, formulaire : chaque demande de cotation est accueillie à l'instant où elle arrive, sans dépendre de qui est disponible.

Qualification — fiche complète

La demande devient une fiche : origine, destination, date, volume. Les informations manquantes sont relancées automatiquement, sans mobiliser le bureau.

Réponse rapide, validée par le bureau

Dès que la fiche est complète, une proposition est prête à partir — relue et validée par l'équipe avant tout envoi.

Relance des devis non signés

Un devis envoyé sans réponse n'est pas un devis perdu : il est relancé au bon moment, jusqu'à une réponse claire du chargeur.

Le dispatcher garde la décision. Le mécanisme prépare, complète et relance — le prix et l'engagement restent entre les mains de l'équipe.